МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЮ СОБРАНИЙ (КОНФЕРЕНЦИЙ)
ЖИТЕЛЕЙ МНОГОКВАРТИРНЫХ ДОМОВ ПО РАЗЛИЧНЫМ ВОПРОСАМ ОБРАЗОВАНИЯ И ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЖИЛИЩНЫХ ОБЪЕДИНЕНИЙ (ТСЖ, ЖСК), СОВЕТОВ МНОГОКВАРТИРНЫХ ДОМОВ 


      1. Цели и задачи собрания


      Собрание жителей многоквартирного дома — это важное мероприятие, которое проводится его инициаторами (организаторами) для информирования или обсуждения каких-либо вопросов и принятия общественно-значимых решений.
      Цель собрания — достигнуть взаимного согласования интересов его участников, выработать решения, подтвердить их легитимность и стимулировать участников собрания к дальнейшему исполнению этих решений.
      Задача собрания — получить требуемый результат при осознании большинством участников верности принимаемых решений после конструктивного обсуждения вопросов, вынесенных в повестку собрания.
      Необходимость проведения собрания граждан при принятии решений по определенному кругу вопросов диктуется законодательными и иными правовыми актами.
      В общих чертах проведение собраний регламентируется Законом г. Москвы от 4 июня 1997 г. № 18 «О собраниях и конференциях граждан по месту их проживания в городе Москве», в частности в статье 6 этого Закона указаны требования к оформлению протокола собрания. Проведение собраний по образованию и деятельности жилищных объединений (товариществ собственников жилья—ТСЖ, территориальных общин) регламентируется соответственно Федеральным законом от 15 июня 1996 г. № 72-ФЗ «О товариществах собственников жилья» и Законом г. Москвы от 10 июля 1996 г. № 26-77 «О территориальном общественном самоуправлении в городе Москве», а также Уставами этих организаций. Тем не менее, во время подготовки таких собраний и при их проведении решаются похожие вопросы.
 
      
2. Основные организационные правила и принципы


      Каждое собрание независимо от вида и масштаба должно быть заранее и тщательно подготовлено. Следует учесть, что при этом мелочей не бывает. Существенным условием успешного проведения любого мероприятия с участием людей является умение его организаторов предусмотреть все возможные варианты хода событий, а также знание способов оперативного воздействия на обстановку с целью установления и сохранения благоприятной для достижения желаемого результата атмосферы. Выпадение одного организационного звена может повлечь за собой разрыв в общей цепи запланированных действий. Кроме того, чем тщательнее будет подготовлено собрание и оформлено соответствующим образом помещение, чем внимательнее организаторы собрания окажутся к участникам, тем больше доверия к организаторам будет у тех, чьи голоса они надеются получить в свою поддержку, и тем скорее на собрании установится деловая обстановка.
     Сроки подготовки собрания устанавливаются в каждом конкретном случае в зависимости от объективных условий и субъективных показателей. Однако для оповещения участников собрания, приглашенных официальных лиц и представителей СМИ имеются оптимальные необходимые сроки: не менее 5 дней до начала собрания — для жителей и не менее 3-4 дней — для официальных лиц, если законодательством не установлено иное. Например, в соответствии с Федеральным законом «О товариществах собственников жилья» участники общего собрания домовладельцев — собственники жилых и нежилых помещений оповещаются о нем не менее чем за 10 дней.
Подготовка собрания проводится инициативной группой, которая распределяет между собой обязанности по направлениям работы и выбирает из своего состава председателя для координации процесса подготовки к собранию в целом. На этом этапе целесообразна разработка инициативной группой плана подготовки и проведения собрания.
     В последующем инициативная группа участвует в проведении собрания и отслеживает выполнение его решений, получив на то полномочия от его участников.


     3. План подготовки и проведения собрания


     3.1. Общие правила
     План подготовки и проведения собрания является основой, позволяющей его организаторам сосредоточиться на необходимых для них задачах и разработать стратегию и тактику решения этих задач.
В плане указываются направления, содержание и последовательность работы по подготовке собрания, место и время его проведения, материально-техническое обеспечение, персональные ответственные исполнители и (при необходимости) смета расходов. В зависимости от масштабов и целей собрания предусматриваются условия, при которых возможно достижение желаемого результата.
     Направления деятельности — все необходимые меры и мероприятия для эффективного проведения собрания: создание опорной группы, предварительная разъяснительная работа среди потенциальных участников, поиск помещения, техническое оснащение зала, оповещение участников (в том числе приглашенных представителей власти и средств массовой информации), обеспечение безопасности, подготовка выступлении, предложений по регламенту собрания, формированию президиума, секретариата, редакционной комиссии, проекта решений (при необходимости — образцы бюллетеней и урны для тайного голосования).
     Ответственными исполнителями должны быть члены инициативной группы и только в виде исключения—привлеченные лица (например, для обеспечения порядка), так как необходима исполнительская гарантия, которая по логике присуща членам инициативной группы как ранее взявшим на себя ответственность за организацию собрания и, соответственно, более других заинтересованных в успешном его проведении. При закреплении направлений работы за ответственными исполнителями следует учитывать возможности, способности и желание тех, кому поручается конкретное дело. Если к организации мероприятия привлекаются не члены инициативной группы, то необходимо согласовать с ними действия и включить их в план подготовки собрания. Мнение привлеченных лиц может быть важным и по возможности их предложения желательно обязательно использовать, таким образом, приобретаются дополнительные союзники.
     Место и время выбираются в зависимости от объективных условии и возможностей организаторов. Место — обязательно территориально удобное для основных участников: помещение расположено неподалеку от места жительства или рядом с остановкой общественного транспорта, доступное для людей с ограниченными физическими возможностями (инвалидов, если предполагается их возможное участие), оборудованное для проведения собрания и благоустроенное для пребывания там людей в отведенное для него время. Время проведения как правило вечернее, после рабочего дня—не ранее 19 час. В зимнее время или неблагоприятное для активного отдыха и поездок за город возможно проведение в выходной день, но не рано утром, а в 12-17 час.
Материально-техническое обеспечение включает в себя: столы для президиума и регистрации участников, необходимое количество посадочных мест, освещение, канцелярские принадлежности, звукозаписывающую аппаратуру, наличие вешалок или гардероба в холодное время, телефонной связи и дежурной автомашины, воду, цветы и т.п., а также при необходимости урну для голосования, оформление зала плакатами, лозунгами, стендами.
Смета расходов даже для небольшого по числу участников собрания необходима, ведь даже на приобретение минеральной воды нужны средства, не говоря уже о покупке канцелярских товаров — бумаги и ручек, которые могут потребоваться участникам собрания, ксерокопирования объявлений, рассылке приглашений по почте, оплате работы гардеробщицы, уборщицы и т.п.
     Источники поступления финансовых средств должны быть прозрачными, что позволит избежать кривотолков оппонентов, а также выразить благодарность тем, кто проявил наибольшую активность в подготовке и проведении собрания.
     План проведения самого собрания, его сценарий — детальное описание действия, важная часть процесса организации мероприятия. Сценарий должен предусматривать требуемый и возможный ход развития событий с тезисным изложением содержания запланированных выступлений и полным списком выступающих, описывать стратегию и тактику действий организаторов, содержать различную справочную информацию, которая может потребоваться в ходе заседания.

     3.2. Подготовка к собранию граждан по месту жительства


     Собрание граждан по месту жительства является наиболее сложным по степени организации и возможности достижения согласованных действий и требующим особого навыка для успешного проведения. Это связано с тем, что собрать людей разных возрастов, профессий и социального положения, объединенных только по территориальному принципу—по месту жительства, и принять согласованное решение по вопросам, которые неоднозначно волнуют каждого, гораздо труднее, чем, например, среди идеологически близких союзников из одной партии или профессиональной группы.
     Придерживаясь общих принципов и правил, действующих при подготовке любого собрания, следует иметь ввиду, что существует множество скрытых «подводных камней», на которые натыкаются организаторы. Прежде всего, это относится к недооценке влияния оппозиции, которая, как правило, всегда существует или возникнет среди жителей и других заинтересованных лиц при решении вопросов, кардинально меняющих условия хозяйствования в доме дворе (при организации территориальной общины, ТСЖ), или затрагивающих личные интересы квартиросъемщиков или собственников (при строительстве вблизи дома, благоустройстве). Также немаловажно для успеха любого собрания конкретно и убедительно сформулировать задачу и провести основную идею через все мероприятие, не дать увести его в сторону или исказить желаемый результат.
     Типичным примером служит организация собрания по месту жительства с целью создания товарищества собственников жилья и перспективой передачи дома в управление жителям. Такое собрание в основном будет показательным и для проведения любого другого собрания по месту жительства.
     Возьмем для примера некий «усредненный» дом, где большинство жителей — собственники квартир и есть все предпосылки для создания ТСЖ: имеются нежилые помещения, дом после капитального ремонта, замкнутая дворовая территория с перспективой юридического оформления кондоминиума, инициативные жители среднего материального достатка и т.п. Органы исполнительной власти в лице управы района заинтересованы в образовании ТСЖ в связи с необходимостью выполнять районную программу по созданию жилищных объединений граждан и передаче им управление жилых домов в целях реализации реформы ЖКХ Домом управляет ДЕЗ, получающий в установленных объемах бюджетное финансирование на эксплуатацию данного дома. Недостаточно информированные жители с осторожностью воспринимают предложение объединиться в товарищество, а наиболее консервативная их часть автоматически становится в оппозицию новому непонятному делу.
Эта условная схема типична для большинства случаев организации ТСЖ. Задача усложнена тем, что вслед за юридическим оформлением товарищества предполагается передача дома ему в управление, и эту перспективу также предполагается обсудить на собрании жителей.
     Обязательным участником такого собрания должен быть представитель органов исполнительной власти, заинтересованный в выполнении городской программы. Это специально обученный уполномоченный по работе с населением в районе или координатор данного направления в управе (префектуре). Основная задача такого специалиста просветительская: выявление инициативной группы жителей дома, в котором имеются предпосылки для создания ТСЖ, консультативная помощь и координация деятельности в подготовке и проведении собрания.
     

     Подготовка инициативной группы.

 

     Инициативная группа жителей, готовых и способных взять на себя роль «паровоза», который потянет весь «состав с грузом» проблем, обычно возникающих на пути новых веяний, формируется независимо от поставленных задач. Это люди, занимающие активную жизненную позицию, которую они проявили в защите своих личных интересов собственника, обращаясь в органы власти с жалобами на действия или бездействия должностных лиц, в том числе по жилищно-коммунальным вопросам. Их имена известны, они становятся неформальными лидерами в своем доме, к ним обращаются за помощью и советом соседи, они откликаются на объявления о предстоящем субботнике, собрании или встрече с представителями органов власти. И среди такой потенциальной инициативной группы всегда найдется авторитетный человек, который возьмет на себя в данном случае роль организатора собрания.
     Другим методом выявления инициативной группы в доме служит информирование жителей о задачах в области реформы ЖКХ, переходе на новые условия оплаты коммунальных услуг, преимуществах ТСЖ, а также прямое предложение организовать в данном доме ТСЖ. Для этого готовится информационное сообщение (листовка) по существу вопроса с контактными телефонами, которое через почтовые ящики доводится до сведения собственников каждой квартиры. Также можно провести разъяснительную работу на встрече в управе районного руководства и специалистов в данной области с жителями. Определенная роль возлагается и на советника районного Собрания, который ведет прием населения. Достаточно оснастить приемную советника необходимой методической литературой, которую он при случае может передать обратившимся к нему человеку или провести отдельную встречу по теме с жильцами данного дома.
     Естественно, что работают и общие для жителей района средства и формы информирования: районная газета, кабельное телевидение, информационные листовки, информационные стенды в управе, ДЕЗе, и т.п.
     Среди проинформированных о преимуществах ТСЖ жителей выявляются заинтересованные в его создании. Это в первую очередь те, кто видит свою роль в руководстве товариществом в целях трудоустройства (отставные военные, трудоспособные пенсионеры), или те, кто имеет личный интерес в использовании нежилых помещений, решении своих материальных проблем. Реже — просто общественные активисты или профессионально заинтересованные в создании альтернативной эксплуатирующей службы. Таким образом, формируется инициативная группа при содействии и под контролем уполномоченного органами власти специалиста.
Для того, чтобы провести общее собрание жителей, на котором предполагается прийти к согласованному большинством решению о создании ТСЖ, организаторы собрания из числа жителей должны пройти предварительную подготовку как по рассматриваемому на собрании вопросу, так и в целях квалифицированного его проведения. Формы подготовки членов инициативной группы могут быть различные: от детальных консультаций и знакомства с методической литературой и опытом других объединений, до обучения на специализированных курсах и семинарах.
     Члены инициативной группы образуют оргкомитет по подготовке и проведению собрания. Первые шаги работы оргкомитета — планирование действий, которые обеспечат успешное решение поставленной задачи — организацию ТСЖ.
 

     План подготовки собрания и особенности планирования.


     Детальная проработка плана позволяет предусмотреть и предупредить возможные негативные случаи (оказать первую медицинскую помощь, а также пресечь провокационные действия отдельных граждан, в том числе в нетрезвом виде или случайно попавших на собрание).
     Организаторы должны быть готовы к любым неожиданностям, которые могут возникнуть даже при небольшом скоплении людей. Целесообразно закрепить в плане за физически крепкими жильцами дома персональную ответственность за соблюдение порядка в зале во время проведения собрания.
     Всегда необходимо иметь запасных выступающих, хорошо владеющих темой, в том числе специалистов, которые будут находится в зале и выступать от имени жителей или в качестве гостей. Иногда для направления собрания в нужное русло в первую очередь слово предоставляется заранее подготовленным выступающим, которые нейтрализуют оппозицию.
     Как должны быть обучены и подготовлены члены инициативной группы по организации собрания, а в дальнейшем и товарищества, так до начала собрания должно быть максимально подготовлено и благоприятное общественное мнение среди жителей дома.
     Инициативная группа, разработавшая план, соразмеряет последующие свои действия по организации собрания в соответствии с планом:
     1) Формирование опорной группы.
     Начинать целесообразно с тех, кто, по вашему мнению может поддержать, оказать помощь и повлиять на нерешительных или недоверчивых. Чем больше будет соратников, тем легче в дальнейшем решить вопрос. Ясно, что потенциальных союзников ищут среди друзей и хороших знакомых, то есть среди тех, с кем уже проходит обычное соседское общение, или тех, которым члены инициативной группы когда-то помогали. Скорее всего есть номера телефонов таких соседей, так что пригласить их на встречу не составит труда, предварительно обсудив по телефону суть вопроса.
     2) Информирование — основа успеха мероприятия.
     Информировать жителей одного дома и просто, и сложно одновременно. Просто из-за территориальной общности и возможности достучаться в каждую квартиру. Сложно из-за необходимости подготовки информации и способов ее донесения для желаемого восприятия различными возрастными и социальными группами лиц, а также учета психологического фактора, в том числе возможного негативного отношения конкретного человека не только к самой теме собрания, но и лично к члену инициативной группы. Известно, что соседские отношения не всегда играют только позитивную роль.
     Однако примем за аксиому, что члены инициативной группы наиболее уважаемые жители дома, и рассмотрим лишь фактор доступности информации для любых групп жильцов. Информация, предваряющая собрание, должна быть изложена простым, ясным языком и содержать всем известные понятия или расшифровывать новые. Например, аббревиатура ТСЖ может быть использована только после полного разъяснения сути того, что она обозначает.
     Информационная работа среди жителей дома до проведения собрания может быть разбита на несколько этапов и построена на принципах индивидуальных встреч и бесед с наиболее инертными или заведомо оппозиционными (не приемлющими любые новшества) группами жителей, а также, напротив, с теми, на кого можно опереться и получить поддержку на собрании. Исходя из этого, все жильцы дома могут быть разделены на 3 условные группы для определения методов, которые будут использоваться инициаторами собрания для информирования всех жильцов дома.
     Первая группа — это те люди, которые потенциально могут составить костяк опорной группы, друзья и соседи инициаторов, о разъяснительной работе с ними уже рассказано выше.
     Есть еще группы людей, которых объединяют общие интересы и с которыми также можно договориться по основным позициям. Это владельцы животных, родители маленьких детей и подростков, автовладельцы и т.п. То есть, если у члена инициативной группы есть собака, то он обязательно знаком и общается со всеми «собачниками» в доме, а проблемы воспитания детей, которые часто ходят в одну школу или детсад, объединяют их родителей не меньше, чем рядом расположенные гаражи владельцев машин.
     Третья условная группа — это возможные противники всякой новой идеи, как правило пожилые люди, привыкшие жить по определенным меркам или общественно-инертные граждане, опасающиеся всяческих перемен. Работа с этой группой не сложнее, чем с другими жителями. Просто она требует иного подхода.
Еще есть отдельные граждане, которые пользуются авторитетом у большинства жильцов дома либо по своему социальному статусу (врачи, директора школ), либо в связи с активной жизненной позицией (председатель совета ветеранов, старший по дому). Как правило, последние хорошо знают своих соседей и могут оказать на них благотворное влияние.
     Таким образом, на основе мониторинга жилого дома по вопросу выявления потенциальных союзников и возможных противников будет сформирована база данных, необходимая для дальнейшей успешной работы. Выявленных союзников не будет вначале много, что позволит провести с ними встречу на квартире у одного из инициаторов или в недорогой закусочной за углом для объяснения сути вопроса, в решении которого нужна их поддержка Если учесть, что каждый член инициативной группы проведет подобные встречи со своими соседями, то можно ожидать взаимопонимания значительного числа жильцов дома, с которыми хорошо бы предварительно согласовать и кандидатуру председателя будущего ТСЖ, определить возможное участие каждого в процессе подготовки, проведения собрания и организации, а также сроки проведения собрания. Немаловажно новых союзников персонально заинтересовать в создании ТСЖ, учитывая не только руководящие роли, но и возможности использовать свои профессиональные навыки (в т.ч. по обслуживанию дома) или удовлетворить потребности (строительство мансарды, устройство гаража).
     Следующий плановый этап — разработка информационной листовки, которую можно будет развесить на досках объявлений во дворе и в подъездах (ни в коем случае не на дверях и стенах), опустить в почтовые ящики. Информационная листовка должна бросаться в глаза, легко читаться и содержать фактическую информацию. В этих целях хорошо изготовить листовку на цветной бумаге (продается в магазинах) или оформить рисунком (возможно на компьютере), чтобы она не потерялась среди других объявлений и рекламных листовок. Информация должна быть адресной, краткой, по существу понятной всем жильцам, нести позитивную информацию и возбуждать интерес. Например:
 
     «Дорогие соседи! В стране проводится коммунальная реформа, которая коснется каждого из нас. Скоро мы все будем платить 100% за коммунальные услуги. Приглашаем Вас обсудить проблемы нашего дома и решить, как общими усилиями облегчить себе жизнь и обеспечить сохранность нашего жилища. Собираемся в 20 часов в подъезде № 3. Ваши соседи из квартир № 8, 98, 101».
 
     Непременно под текстом следует подпись членов инициативной группы с указанием контактных телефонов, по которым желающие и сомневающиеся могут получить более подробную и квалифицированную информацию.
     Умение грамотно, убедительно и доброжелательно ответить на любой вопрос, который могут задать жильцы дома, также способствует успешному проведению собрания.
     Отдельно следует остановиться на оповещении органов власти и средств массовой информации, представителей которых организаторы хотели бы видеть на собрании.
     Приглашать на собрание журналистов имеет смысл только тогда, когда желательно, чтобы вопросы, которые будут на нем рассматриваться, и принятые по ним решения стали достоянием широкой общественности и органов власти. Следует также учесть, что присутствие журналистов на собрании обязывает предусмотреть различные неожиданности, в том числе вероятную подачу информации не в пользу инициаторов, и взаимодействие с журналистами должно быть особенно тщательно продумано, а лучше заранее заготовлен текст желательной для опубликования информации для передачи ее корреспонденту в виде пресс-релиза, в котором кратко изложить тему собрания, его цели и задачи, указать место, время проведения и охарактеризовать его возможных участников. При разработке пресс-релиза следует представить себя на месте журналиста, которому интересна только острая информация, и строить сообщение так, чтобы в нем скрывалась некая интрига. Для оповещения средств массовой информации о предстоящем мероприятии, можно обзвонить редакции и оставить сообщение или направить в них подготовленный пресс-релиз.
     Взаимодействие с органами власти. Целесообразность приглашения на собрание представителей различных ветвей власти (префектуры, управы, городской Думы, районного Собрания) рассматривается оргкомитетом с учетом того, какую роль они могут сыграть в успешном ходе собрания и принятии нужного решения. Иногда участие в собрании чиновника, доступ жителей к которому затруднен, обеспечивает необходимую для решения поставленной задачи явку. Для того, чтобы приглашение на собрание не было проигнорировано чиновником, от которого в немалой степени зависит дальнейшее решение вопроса, в целях чего и проводится собрание, инициаторам целесообразно не менее, чем за месяц направить в органы власти обращения по проблеме по месту жительства с просьбой содействовать в ее решении. В рассматриваемом случае это организация ТСЖ в доме (передача дома в управление жителям) по конкретному адресу.
     За 4—5 дней организаторам желательно повторить (через канцелярию) префекту, главе управы и директору ДЕЗ приглашения на учредительное собрание, теперь уже составленное по всей форме, тогда представители власти, ведущие данное направление в районе (округе) будут направлены. Желательно также согласовать с ними возможные выступления до проведения собрания.
     Из вышеизложенного может создаться впечатление, что организационная работа, предваряющая собрание, требует больших усилий и времени. Но, например, в жилом 3-подъездном доме на 100 квартир на каждого члена инициативной группы из 3-х человек придется 1 подъезд и немногим более 30 квартир. В 5 из них живут знакомые по лестничной площадке и по иным связям. Обзвонить их достаточно одного-двух вечеров. Провести встречу можно на 3-й вечер. Итого 15 владельцев квартир могут стать союзниками примерно через неделю.
Еще дня 3—4 в подъездах должно повисеть объявление, приглашающее на собрание жильцов, в семьях пройдет обсуждение, будут звонки и по контактному телефону. За 10 дней до начала собрания надо оповестить жильцов, таков же и минимальный срок подготовки собрания, в течение которого инициативная группа, кроме работы с жителями, занимается разработкой плана подготовки и проведения собрания и обеспечивает его выполнение. Здесь следует обратить особое внимание на информирование участников собрания, которое требует тщательной проработки и эффективной реализации.
     3) Подготовка и оформление помещения.
     Помещение должно быть доступно в том числе и для инвалидов, если они проживают в доме. Когда собрание проводится за пределами дома, то немаловажно наличие рядом остановки общественного транспорта или дежурной автомашины, чтобы дать возможность принять участие в собрании тем жителям, которые самостоятельно не могут добраться.
     В помещении должно быть чисто. Хорошо поставить в любое подходящее место 1-2 букетика цветов, что создаст непритязательную атмосферу позитивного события.
     Места регистрации должны находится в поле обозрения от входа. Над столом 1 на столе) желательно установить табличку с надписью: «Регистрация участников собрания». При ожидании большого количества народа и наличии большого помещения развесить на стенах (стендах) указатели зала заседаний, телефона, буфета, мест общего пользования, мест для курения.
     Одноразовые стаканчики и питьевая вода должны быть доступны не только для выступающих, но и для любого пришедшего на собрание.
     

     4. Проведение собрания


     Накануне оргкомитет собирается для обсуждения результатов подготовки к собранию и проигрывает возможный ход событий.
     Проводить собрание следует в строгом соответствии с хорошо продуманным и подробным планом, который по сути должен быть сценарием будущего действия, где расписан порядок выступлений и процедуры голосования, фамилии рекомендуемых членов комиссий, председателя и секретаря, тезисы плановых выступлений, регламент и проекты решений.
     Целесообразно прибытие всех ответственных за организацию собрания за 30 минут до его начала, чтобы при необходимости обсудить возникшие вопросы или ситуации и еще раз убедится в полной готовности мероприятия.
Всех пришедших на собрание при входе должны с максимальной доброжелательностью встречать организаторы, указывать места регистрации, проводить в зал заседаний и при необходимости отвечать на организационные вопросы, в том числе: где находится туалет, откуда можно позвонить, где специальное место для курения. Люди должны чувствовать себя комфортно.
 
     Регистрация участников собрания.


     Регистрацию участников проводят уполномоченные оргкомитетом люди, которые разъясняют порядок и правила регистрации, заполняют регистрационные листы и дают их для росписи каждому участнику. В регистрационных листах должна содержаться информация о месте и дате проведения собрания, основных вопросах его повестки, указаны фамилии, имена и отчества участников собрания (желательно их паспортные данные, особенно на учредительном собрании ТСЖ), номера и общие площади квартир или офисных помещений, принадлежащих участникам собрания. Каждый регистрационный лист подписывается лицом, проводившим регистрацию.
Участником собрания может быть лицо, уполномоченное на это собственником помещения в доме, по какой-либо причине не имеющим возможности лично прибыть на собрание. Доверенность составляется в простой письменной форме с обязательным указанием объема правомочий и вопросов, по которым представляются интересы доверителя при принятии решений. В этом случае в регистрационном листе обязательно указываются паспортные данные лица, предъявившего доверенность, и делается запись «по доверенности», а сама доверенность приобщается к регистрационному листу.
     Регистрацию целесообразно проводить раздельно: для жителей (при необходимости распределить по адресам или подъездам), для юридических лиц и для приглашенных гостей. Количество регистраторов и регистрационных листов должно быть достаточно, чтобы не создавать очередей. После завершения регистрации регистрационные листы должны быть представлены председательствующему. Один регистратор должен находиться на месте регистрации и после начала собрания в течение 20-30 минут на случай, если кто-то из участников собрания или приглашенных гостей опоздает. Последний регистрационный лист также подается в президиум для включения опоздавших в общее количество участников собрания (голосующих) и для протокола. Случается, что 1-2 голоса могут изменить ход собрания и повлиять на окончательный результат.
 
     Начало собрания. Протокол.


     Начинать собрание следует вовремя, если нет веских оснований к задержке, что даст импульс доверия к его организаторам, держащим слово, позволит мобилизовать участников и настроить на серьезный лад аудиторию.
При необходимости наведения порядка и тишины в зале, этим занимается не председатель и ведущий собрания, а назначенный дежурный. Авторитет председателя, которого еще предстоит избрать, должен быть непререкаемый и не опускаться до дисциплинарных замечаний аудитории. Дежурные, наблюдающие за порядком в зале, также должны встречать и рассаживать участников встречи, отвечать за организационные вопросы.
     Ведение протокола — неотъемлемая часть любого, даже самого маленького по численности участников и непродолжительного по времени собрания. Протокол — зафиксированный в письменном виде ход и окончательный результат собрания. Ведет его секретарь собрания. Способы ведения протокола: аудиозапись, стенографирование или, что чаще всего, конспектирование выступлений и описание организационных процедур и их результатов. Желательно вести аудиозапись, которая при необходимости может помочь доставить окончательный вариант протокола или в случае возникновения спорных вопросов содействовать установлению истины.
Протокол собрания в обязательном порядке содержит следующие сведения: адреса домов (если необходимо и номера подъездов), жители которых участвуют в собрании, количество жителей (собственников), имеющих право участвовать в собрании, количество жителей (собственников), зарегистрированных в качестве участников собрания, инициатор, дата, время и место проведения собрания, состав президиума, полная формулировка рассматриваемого вопроса (вопросов), фамилии выступивших, краткое содержание выступлений по рассматриваемому вопросу (вопросам), принятое решение с результатами голосования, скидок участвующих в собрании представителей органов власти и иных лиц.
     В начале собрания его председательствующий (член оргкомитета) обязательно должен поприветствовать собравшихся, предложить тем, кто не успел зарегистрироваться, сделать это и представить приглашенных гостей, указывая их фамилию, имя и отчество, а также должность, если это представители власти или другие официальные лица (например, инвесторы). Не надо обходить вниманием и журналистов, если такие появятся на собрании, возможно даже и без приглашения инициаторов (например, пригласили оппоненты). Вообще работа с представителями СМИ требует особой подготовки. Кроме вышеуказанного пресс-релиза лучше еще иметь под рукой текст информации, которую желательно увидеть на страницах печати. Один из членов оргкомитета должен окружить вниманием и заботой журналистов, предоставить им удобное место, вовремя прокомментировать те или иные возможные заявления из зала, ответить на вопросы, а при необходимости и не позволить оппонентам завладеть вниманием корреспондентов, чтобы дать интервью не в пользу инициаторов.
     Затем председательствующему следует прокомментировать регистрационные листы, назвать количество присутствующих в зале, при возможности — по подъездам, если в зале окажутся всем известные так называемые «дворовые активисты», которые как правило во все всегда вмешиваются (пожилые люди), поприветствовать их персонально, сказав несколько одобрительных слов в их адрес. Это скорее всего настроит их на благожелательный лад и привлечет на сторону инициаторов мероприятия.
     Следующий этап в ходе собрания — оглашение повестки дня, принятие регламента и открытое голосование за кандидатуры председателя и секретаря собрания, за состав редакционной и счетной комиссий. Поскольку роль председателя и секретаря собрания в успешном проведении собрания ведущая их следует утвердить в соответствии с предложением инициаторов, а кандидатуры членов счетной и редакционных комиссий должны быть названы присутствующими жителями. Также при утверждении повестки дня следует обратиться к собравшимся с предложением внести свои предложения и высказать замечания. При необходимости, когда собирается большое количество участников и приглашенных официальных лиц, и при насыщенной повестке собрания предстоит решать острые вопросы, избирается президиум, в который желательно включить авторитетных представителей жителей, но позитивно настроенных на решение вопроса. Все предложения по персоналиям обязательно голосуются.
     Следует отметить, что при проведении общего собрания домовладельцев изменение ранее объявленной его повестки не допускается, поэтому последняя должна быть тщательно продумана инициаторами собрания.
Особую роль в собрании играет регламент. Нередко затянутое по времени мероприятие, или необоснованно долгое обсуждение одного вопроса и недостаток времени на другие сводит «на нет» все ранее приложенные усилия и срывает намеченные планы.
     Рассмотренные выше процедуры никогда не бывают лишними, так как создают деловую атмосферу и гарантируют соблюдение установленных законодательством норм и правил проведения подобных мероприятий, что в последующем не позволяет подвергнуть сомнению правомочность принятых решений.
     В соответствии с принятой повесткой собрания первым берет слово его председатель. В своем выступлении он рассказывает о предмете встречи, раскрывает существо вопроса. Необходимо заранее подготовить это выступление, которое задаст тон всему ходу собрания. Речь председателя должна быть лаконична, убедительна, в меру эмоциональна, но конкретна и вызывать доверие. Основной докладчик должен хорошо владеть предметом обсуждения и не только знать, что такое ТСЖ, зачем оно нужно и как его организовать, но и дать при необходимости квалифицированную характеристику технического состояния дома, указать площади и арендаторов нежилых помещений, сроки арендных договоров, знать общее количество жителей в доме, социальный, возрастной и по возможности профессиональный состав большинства жителей, указать на потенциальные выгоды, которые ТСЖ принесет каждому собственнику, нарисовать перспективу, при которой жители смогут безболезненно пройти жилищно-коммунальную реформу, защитить свою собственность и стать настоящими хозяевами в доме и во дворе. Нежелательно передавать проблемы. Поэтому часто выступающие уходят от основной темы и переходят на частные вопросы, пользуясь присутствием представителя власти. Не перебивая резко выступающих, важно вовремя суметь остановить того, кто исчерпал отведенное для выступления с места время или перешел на другую тему.
     Во время выступлений из зала для председательствующего очень важно вовремя пресечь недоброжелательные и агрессивные заявления, перевести разговор на существо проблемы, при необходимости обратиться за поддержкой к залу, оперируя такими понятиями, как: «относитесь с уважением к присутствующим, которые также хотят высказаться», «не злоупотребляйте временем людей», «уже поздно, все устали», «ваше мнение понятно, может быть есть другие мнения» и т.д. При настойчивом требовании кого-нибудь дать ему для выступления дополнительное время, ставьте вопрос на голосование, предварив его высказыванием типа: «Если большинство считает, что выступление Ивана Ивановича более важное и интересное, чем других, вы можете проголосовать за». В особо острых случаях, когда собрание может быть сорвано особо агрессивным и затянувшимся выступлением, когда попытка ведущего остановить выступающего не приводит к успеху, за помощью можно обратиться к залу, а в крайнем случае (если выступающий нетрезв или попросту хулиганит) силами дежурных и с помощью других мужчин вывести его вон. Следует постоянно подчеркивать, что жители дома — союзники, даже если это не совсем так. Возможно, к концу собрания большинство убедится, что ему желают добра и у всех вместе на самом деле общие интересы.
     Выступление представителя власти может быть предусмотрено сценарием в зависимости от сложности проблемы принятия положительного решения большинством. Если сложность налицо, то для председателя целесообразно дать слово представителю власти после основного доклада. Однако необходимо быть уверенным в умении должностного лица правильно выступить. Чиновник должен хорошо владеть темой и уметь говорить, иначе он может насторожить людей своим выступлением. Если собрание проходит спокойно, председательствующий может по мере необходимости обращаться к представителю власти за краткими комментариями.
Взаимоотношения с представителем ДЕЗ требует отдельного внимания. ДЕЗу объективно может быть невыгодно создание ТСЖ, в случае если жители объявляют на собрании о желании самостоятельно управлять домом. В таком случае грамотный специалист ДЕЗа будет аргументировано, с цифрами доказывать преимущество традиционной системы жилищно-коммунального обслуживания, дающей, несмотря на низкое качество, чувство защищенности жителям. Цель организаторов собрания иметь достойного оппонента и доказать преимущества метода самостоятельного хозяйствования. Однако сама дискуссия должна быть максимально корректной. Умение ее вести — одна из важнейших задач организаторов собрания. В среде жителей потенциальные противники идеи образования ТСЖ могут быть, прежде всего, среди людей пожилого возраста с выработанными стереотипами иллюзорной защищенности при полной зависимости от государства, а также напротив — люди с опытом резко негативного взаимодействия с государственными учреждениями и ничему не верящие. Следовательно, можно предвидеть, кто именно будет выступать на собрании против создания ТСЖ, и предварительно провести с этими людьми разъяснительную работу или хотя бы заранее выяснить их аргументацию и подготовить на нее ответ.
Здесь намеренно возможный ход собрания несколько отягощен различными непредвиденными ситуациями, которые почти всегда можно предвидеть (если это не стихийное бедствие). Во всяком случае, организаторам нужно быть готовым к любым неожиданностям, тогда при благоприятном развитии событий они будут себя чувствовать уверенно. Гладко проведенная встреча принесет в результате инициаторам собрания заслуженное удовлетворение, а за ним и решение вопроса, которому и были отданы свои силы и время.
     В заключительной части собрания, когда будут проводиться процедуры принятия решений и голосования по ним, прежде чем зачитать заранее подготовленные проекты решений, необходимо подчеркнуть, что для тех, кто еще сомневается в необходимости создания ТСЖ, оргкомитет готов организовать консультации, провести отдельные встречи специалистов с небольшими группами жильцов (например, по подъездам). Люди должны быть уверены, что к их мнению прислушиваются, их чувства уважают, а их сомнения принимают во внимание и готовы развеять.
     После оглашения проекта решения необходимо обратиться ко всем собравшимся с предложением высказать свои замечания и дополнения, а затем уже с возможными поправками, если они не искажают существо вопроса, проголосовать решение з целом, или принять за основу, поручив подготовить окончательные формулировки редакционной комиссии.
     В случае, если предлагаемый инициаторами собрания проект вызовет бурные обсуждения, то и здесь на помощь придет регламент, определяющий время, отведенное на процедуру принятия решения. В таком случае отдельно голосуется каждая вносимая поправка прямым голосованием. Из одобренных большинством голосующих поправок и складывается в результате окончательный вариант решения собрания. В решении важно закрепить персональную ответственность (выбрать ответственных) за его выполнение.
     Принятие большинством голосов заранее подготовленного инициаторами проекта решения (или откорректированного без принципиальных изменений по существу вопроса) означает, что первый и самый главный этап пройден.
     Это собрание может быть учредительным, но возможно понадобится еще одно. Однако успеха и желаемого результата можно достичь только при тщательной подготовке мероприятия, персональной ответственности за каждое направление.
     Результаты голосования оформляются протоколом, который является документом, утверждаемым на собрании, и подписывается председателем и секретарем, который вел протокол. Протокол, как правило, редактируется после собрания, в краткой форме передается принципиальная суть выступлений, окончательно уточняются формулировки в строгом соответствии с принятыми решениями. К протоколу прилагаются лист регистрации и лист результатов голосования с подписями присутствующих домовладельцев в одной из граф: ЗА, ПРОТИВ, ВОЗДЕРЖАЛСЯ—по каждому вопросу.
     В кратком заключительном слове председательствующего должны прозвучать оптимистические слова о том, что встреча соседей по дому для решения общей насущной проблемы, несмотря на имевшиеся разногласия, все-таки объединяет и позволяет надеется, что общими усилиями вопросы будут решены на благо всех.
     Независимо от результатов собрания, после его окончания следует поблагодарить всех за участие и дать возможность участникам собрания пообщаться между собой.


     5. Неудачный опыт. Учеба на ошибках. Возможная реабилитация


     В случае неудачи необходимо сделать детальный анализ собрания и дать объективную оценку его результатам. Допустим ситуацию, когда собрание проведено без тщательной подготовки из-за незнания всех тонкостей его проведения, или случилась непредвиденная ситуация, которая привела не к желаемым результатам, а к прямо противоположным: инициаторов не услышали и, более того, обвинили в корыстных намерениях.
     В такой ситуации все оказывается отброшенным назад за линию первоначальных позиций, когда впереди еще были «чистые горизонты», которых хотелось достичь. Соответственно, потерпев поражение, придется «залечивать раны», как после боя, заново формировать команду и снова выходить на передовую со значительной потерей имевшихся ресурсов.
     Необходимо с исходных позиций проанализировать все, что произошло, в соответствии с вышеизложенными рекомендациями. Обычно оказывается, что не были выполнены, как казалось, незначительные правила, но в серьезном деле мелочей не бывает.
     Для того, чтобы достичь цели и убедить жителей в пользе поставленных задач нужно с самого начала и более тщательно, чем прежде, провести подготовку к собранию. Может быть, для того, чтобы утихомирились страсти, успокоились самые непримиримые оппозиционеры, следует выждать определенное время, но при этом укреплять опорную группу, налаживать контакты с противниками идеи, попытаться убедить хоть часть из них в верности предлагаемых решений. Целесообразно разработать анкету, в которой предложить жильцам высказаться по вопросам, относящимся к возникшей проблеме с организацией ТСЖ. Например: «Чего хорошего Вы ждете от ТСЖ? Чего опасаетесь? В чем уверены?» или «Какую помощь Вы могли оказать при организации и функционировании ТСЖ: а) организационную, б) войти в состав руководства, в) участвовать в эксплуатации дома?» и т. п. Такая анкета позволит выявить отношение большинства жильцов к проблеме, определить степень их готовности к участию в очередном собрании, а также выявить новых сторонников и противников, с которыми нужно продолжать работать: встречаться, убеждать, информировать, находить личный интерес каждого.
     Работа с людьми по принципу «от двери к двери» является наиболее надежным  проверенным методом убеждения и приобретения своих сторонников. При виде живого человека, а не листка бумаги с рекламным текстом, люди с большей готовностью и желанием отнесутся к предложению ознакомиться с материалами по теме. Кроме того, индивидуальный подход к работе с людьми демонстрирует заботу о них, льстит людям, придавая им ощущение своей значимости. Безусловно, одному человеку сделать это не под силу. И чем больше будет опорная группа инициаторов, чем лучше она будет подготовлена, тем легче будет найти контакты и убедить остальных жильцов дома. Разумеется, направлять членов опорной группы для работы с жителями «от двери к двери» следует в те квартиры, жильцов которых они лучше знают. Если есть возможность, то лучше посещать квартиры парами, что более убедительно и даст возможность обеспечить взаимную поддержку Хорошо бы иметь при себе необходимый информационный материал (копии газетных статей, листовой, расчеты и т.п.). Выбор времени посещения соседей лучше согласовать с хозяевами по телефону, или прийти в выходной день, вечером, но не поздно. Не помешает заглянуть в программу телевизионных передач, чтобы не попасть впросак, когда кажется, что сосед потревожен во время трансляции футбольного матча любимой команды или что соседка ожидает продолжение сериала. Такие встречи с жильцами можно проводить и во дворе с отдыхающими на скамейках пенсионерами, во время их прогулки с детьми или домашними животными.
     Таким образом, проведение собрания без должной подготовки, в результате чего не была достигнута поставленная цель, вынудит организовать целую кампанию. Кампания — это рассчитанная на определенный период времени серия взаимосвязанных мероприятий, каждое из которых способствует усилению организационного потенциала и приближает к успеху в осуществлении важной задачи. Залог успеха любой кампании в материальных и людских ресурсах. В данном случае сила кроется прежде всего в людях, а не в деньгах, которых обычно у жителей нет.
     Здесь главная задача — изменить соотношение сил и приобрести новых единомышленников, а при необходимости образовать для достижения цели коалицию. Следует  не только максимально использовать возможности жителей, но и привлечь к соучастию представителей власти. Коалиция — это группа лиц и организаций, объединяющих свои ресурсы и энергию дня эффективного изменения ситуации, которую члены инициативной группы не смогут выправить поодиночке. Коалиция может понадобиться тогда, когда понятно, что для усиления влияния и повышения эффективности действий нужны партнеры. Создавая коалицию на местном уровне, следует привлекать представителей органов всех ветвей власти, специалистов в области поставленных вопросов, жителей других домов, имеющих аналогичный опыт, журналистов, юристов и т.п.
     В данном случае создается свободная неформальная коалиция, члены которой являются представителями различных групп и собираются на встречи для обмена текущей информацией и координации усилии своих организаций. Выше уже говорилось о роли органов исполнительной власти и местного самоуправления, советников районного Собрания в подготовке и проведении собрания. Хорошо обратить внимание на такой резервный ресурс, как депутаты всех уровней, избранные жителями, в том числе вашего дома и направить своим депутатам приглашение принять участие в собрании, обосновав необходимость в этом. Для народного избранника (особенно накануне очередных выборов) предоставляется возможность выступить перед избирателями и заручиться их поддержкой, продемонстрировав свою компетентность и солидарность с жителями в рассматриваемом вопросе и пообещав содействовать в дальнейшем в любых позитивных делах или разрешении конфликтных ситуаций. Однако ведущая роль в успешном проведении кампании по привлечению жителей в ТСЖ будет по-прежнему принадлежать специалисту, который в районе ведет работу в этом направлении. При хорошо налаженной системе при управе или префектуре каждый отдельный случай организации ТСЖ должен быть под контролем власти, представители которой должны участвовать в проведении организационных и разъяснительных собраний, подготовке специалистов и координировать в целом деятельность инициативной группы, а затем и ТСЖ.
Главное — не терять боевой дух и уверенность в победе, иначе усилия снова могут оказаться напрасными.
     

     6. Заключение


     Умение мобилизовать граждан на участие в самоуправлении по месту жительства и хозяйствовании в доме, где живешь, означает реальную и успешную реализацию объявленной государством жилищно-коммунальной реформы.
     Реформа жилищно-коммунального хозяйства может стать хорошим полигоном для консолидации общества, а может напротив — создать в нем социальное напряжение. Многое зависит от того, как и в какое русло направятся потенциальная энергия и объединенные возможности граждан для преодоления трудностей, связанных с реформированием самой близкой для всех без исключения сферы жизнедеятельности — жилья.
Умение организовать и провести собрание граждан по месту жительства лишь одна, но неотъемлемая часть этой реформы, которую нельзя рассматривать в отрыве от осознанной самоорганизации жителей, на которых будет в результате реформы возложено все бремя содержания своего жилища.
     Вышеизложенные правила и принципы подготовки и проведения собрания не являются единственными и непререкаемыми, но проверены на практике.
     Конечно, нельзя предусмотреть все неожиданности, которые могут возникнуть в каждом конкретном случае проведения встреч с жителями. Возможно, каждому, сто возьмет на себя ответственность быть организатором такой работы с людьми, жизнь подбросит свои сюрпризы и личный опыт дополнит полученные рекомендации.
Работа с людьми и масштабы мероприятия требуют наличия у организаторов и других качеств хорошего руководителя: владения основами психологии и искусства риторики, личного обаяния, наличия чувства юмора, а также настойчивости и твердости характера.
     Умение организовать и провести собрание на должном уровне в свою очередь отводит осознать себя как авторитетного общественного лидера и дать импульс к развитию этой благородной карьеры.

 

 

ПЛАН
подготовки к проведению собрания по месту жительства

 

 

Анализ социального, профессионального и возрастного состава жильцов дома

 

1. Собрать доступную информацию о жильцах дома, определить их интересы по месту жительства, спрогнозировать возможную реакцию на предстоящее мероприятие - за 1 месяц

 

Отв.: все члены оргкомитета

 

Выявление опорной группы


1. Наладить контакты с соседями (обзвонить, побеседовать при встрече) - за 14 дней
2. Организовать встречу с группой соседей - за 10 дней

 

Отв.: все члены оргкомитета

 

 

Оповещение органов исполнительной власти, ДЕЗ и СМИ


1. Направить обращения от жителей в префектуру, Управу - за 1 месяц
2. Направить приглашение на собрание префекту, главе Управы, в ДЕЗ - за 5-7 дней
3. Напомнить накануне собрания по телефону - за 1 день
4. Подготовка пресс-релиза и рассылка по факсу в СМИ - за 3 дня
    

Отв.: Члены оргкомитета, Ответственный за связь со СМИ, Председатель оргкомитета

 

 

    Информирование жителей о предстоящем собрании

 

1. Подготовить листовку, разнести по почтовым ящикам - за 7 дней
2. Развесить на досках объявлений в каждом подъезде - за 5 дней
3. Установить постоянное дежурство на контактном телефоне - за 5 дней

 

Отв.: Ответственный за информирование и связям со СМИ, Председатель оргкомитета

 

    Информирование жителей о предстоящем собрании

 

1. Подготовить листовку, разнести по почтовым ящикам - за 7 дней
2. Развесить на досках объявлений в каж¬дом подъезде - за 5 дней
3. Установить постоянное дежурство на контактном телефоне - 5 дней 

 

Отв.:  Ответственный за информирование и связям со СМИ, Председатель оргкомитета


Повестка дня

 
1.Кандидатуры председателя собрания и секретаря, состав президиума (при необходимости) - за 5 дней
2. Список приглашенных лиц из числа представителей органов власти и СМИ - за неделю
3. Список ответственных лиц за оргвопросы (дежурные, регистрация и т.п.) - за неделю
4. Подготовить выступление - за неделю
5. Кандидатуры запасных выступающих - за неделю
6. Проекты решений - за неделю
   

Отв.: Председатель инициативной группы

 

Материально-техническое обеспечение. Смета расходов

 
1. Подбор помещения - за 1 месяц

2. Подготовка зала: оформление (цветы, плакаты), места для регистрации, раздевалка, туалет, телефон, аптечка, вода, канцелярские принадлежности (бумага, ручки), диктофон, урна для голосования, дежурная автомашина - за 3 дня

3. Составление сметы расходов и определение источников финансирования - за 14 дней
   

Отв.: Члены оргкомитета ответственные за материально-техническое состояние

 

Обеспечение правопорядка

 

1. Назначить ответственных дежурных из числа жителей - за 3 дня 
2. Проинформировать участкового милиционера о предстоящем собрании - за 3 дня 

    

Отв.: Оргкомитет

 

Сценарий


1. Разработать сценарий проведения собрания - за 1 неделю


Отв.: Председатель оргкомитета

 

Итоги

 

Проанализировать ход собрания и оценить его результаты -  в течение 1-2 дней после собрания

 

Отв.: Оргкомитет

 

Реализация решений собрания

 

1. Разработать меры, необходимые для реализации принятых на собрании решений - в течение недели после собрания
    

Отв. : Ответственные лица, избранные участниками собрания
 

Помощь в проведении Общих собраний собственников мкд по любым вопросам!

+7 (963) 694-15-35
 E-mail: info@sobranie-mkd.ru